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Com a proximidade do fim de ano, é comum que as empresas enfrentem significativa intensificação de fiscalizações por parte das Autoridade Fiscais. As intimações batem à porta com a requisição de extensos esclarecimentos e solicitação dos mais diversos documentos – por vezes, acompanhadas de exíguo prazo de resposta.

Isso se dá por conta do prazo decadencial para exigência de tributos via lavratura de autos de infração, que, para a maioria dos tributos, se encerraria ao final de dezembro.

O Código Tributário Nacional (“CTN”) prevê que a Fazenda Nacional dispõe de 5 anos para a para constituição de créditos tributários decorrentes de suposta infração praticada pelos contribuintes; desta forma, com o encerramento do ano-calendário, decai o direito da Autoridade Fiscal de revisitar os tributos pagos pelas companhias e, caso necessário, proceder com a cobrança de impostos devidos em relação ao período anterior a estes 5 anos.

Nesse cenário, durante último trimestre de cada ano, é comum o início ou prosseguimento mais acelerado de procedimentos de fiscalização pelos Municípios, Estados e União, passando os Auditores Fiscais a inquerir os contribuintes sobre operações e documentação que podem vir a ser utilizados como fundamentos para autuações.

Desta forma, é importante que os contribuintes se preparem para o correto e adequado atendimento a eventuais questionamentos realizados pela Autoridade Fiscal acerca de suas operações:

Disponha de documentação organizada e suficiente para a demonstração da regularidade das declarações e recolhimentos de tributos;
Preparação de booklets detalhados de operações societárias previamente realizadas pelas empresas (e.g. aquisições, fusões, incorporações) para apresentação, especialmente à Receita Federal do Brasil (“RFB”), durante fiscalização direcionada a ágio, utilização de prejuízo fiscal (“PF”) e base de cálculo negativa da CSLL (“BCN”), sucessão de direitos/obrigações e planejamentos tributários;
Sempre que possível, a demonstração do cálculo dos tributos sob fiscalização, com remissão clara aos documentos que se reportam e com planilhamento em Excel, sem prejuízo de redação na resposta à intimação de exemplos práticos e descrição da dinâmica adotada;
Se for o caso, confirme a correta adesão e participação em programas de conformidade perante os fiscos municipal, estadual e federal;
Confirme a correta apuração de créditos e baixa de saldos de PF e BCN, em especial, empresas que aderiram ao Litígio Zero e a demais Transações;
Verifique o atendimento a todas as condições e requisitos para a utilização de eventual benefício fiscal;
Na hipótese de se verificar eventual divergência ou descasamento temporal entre os registros internos e a emissão de notas fiscais, é importante compartilhar com as Autoridades Fiscais a metodologia de controle das operações e a justificativa para o desalinhamento entre as datas, de forma a bem delinear o efetivo cumprimento das normas e ausência de qualquer recolhimento a menor dos tributos;
Atente-se aos esclarecimentos solicitados e natureza dos documentos requeridos pela Autoridade Fiscal, de forma a responder os questionamentos de forma clara e objetiva, permitindo o amplo conhecimento acerca da regularidade da apuração e recolhimento de tributos pela empresa;
Mantenha atualizado o cadastro e informações de contato da companhia perante os órgãos fazendários e estabeleça rotina de acompanhamento aos sistemas eletrônicos de intimação (Domicílio Tributário Eletrônico - DTE e Domicílio Eletrônico do Contribuinte - DEC, por exemplo);
Além das intimações em meio eletrônico, é importante atentar-se ao recebimento de notificações pelas demais vias legalmente previstas: pessoalmente, por correspondência e via edital;
Após o início da fiscalização, manter formalizadas todas as intimações, respostas aos questionamentos e comunicações realizadas; e
As Autoridades classificam os contribuintes conforme o risco de não conformidade, porte e montante de tributos pagos, adotando medidas diferenciadas de fiscalização e tratamento a contribuintes que forem classificados com maior risco de inconformidade tributária.

Em nossas atividades, nosso time notou que se passou a ser usual as Autoridades Fiscais promoverem a intimação de contribuintes para a prestação de informações relativas a terceiros fiscalizados, geralmente fornecedores e clientes. No geral, tais fiscalizações buscam a análise e validação de despesas deduzidas, valores das receitas apuradas, substância de operações societárias, validade de notas fiscais, etc.

Além de recorrer a terceiros nacionais, a RFB, em particular, tem frequentemente utilizado de seus acordos internacionais de troca de informações tributárias (Convenção Multilateral e Acordos realizados individualmente com demais jurisdições) para solicitar a Autoridades Fiscais estrangeiras registros e informações relativas às operações de empresas multinacionais com atividades no Brasil.

No que tange às exigências realizadas pela RFB por meio de autos de infração, anualmente, são compartilhados Relatórios Anuais de Fiscalização que descrevem o resultado do ano anterior e indicam os pontos focais para o ano corrente - como se verifica dos dados do Relatório 2023-24, no ano de 2023, a RFB lavrou autos de infração que somaram o valor de R$ 225,54 bilhões, dos quais, R$ 215,9 decorrem de autuações contra pessoas jurídicas (95% do total).

Para o ano de 2024, a RFB direcionou as atividades de fiscalização à análise dos registros relativos a (i) juros sobre o capital próprio (“JCP”) e de (ii) fundos de investimento, os quais sofreram profundas alterações em sua legislação de regência, assim como às regras de (iii) preços de transferência (transfer pricing – “TP”), sendo este o primeiro ano de aplicação obrigatória do novo regramento – particularmente em relação a TP, será possível analisar se os procedimentos de fiscalização seguirão o regime comumente realizado pela RFB para demais matérias ou se serão adotados contornos semelhantes àqueles experimentados no Exterior, ou seja, menor intransigência e maior flexibilidade do Fisco.

O Relatório Anual da Fiscalização 2023-24 ressalta, ainda, que a RFB procederá com fiscalização direcionada às subvenções de investimento; voltando-se, especificamente (i) aos contribuintes que não realizaram a autorregularização de supostas irregularidades relacionadas às exclusões de subvenções em 2023, e (ii) às práticas adotadas pelas empresas após as alterações promovidas pela Lei n. 14.789/2023 - as quais foram delineadas no nosso artigo anterior.

Por fim, seguindo dinâmica similar aos anos anteriores, também serão considerados pontos de atenção pela RFB, a utilização indevida de prejuízos fiscais e base negativa de CSLL, apropriação de créditos de PIS/COFINS, exclusões referentes à Lei do Bem e operações em plataformas digitais, inclusive, criptoativos.

Ressaltamos que a intimação para atendimento a procedimentos de fiscalização é medida a que estão sujeitos todos os contribuintes, não implicando na obrigatória lavratura de auto de infração, o que somente ocorrerá caso constatada alguma irregularidade; por esta razão, é imperioso garantir que há a correta guarda e arquivamento da documentação necessária para comprovação e justificativa das apurações e recolhimentos de tributos nos períodos anteriores.

Uma boa condução da fiscalização, garante maiores chances de mitigação da exigência de tributos, bem como, da imposição de multas (e.g., embaraço à fiscalização, erro na compreensão quanto à operação realizada e erro/ausência de informações nas obrigações acessórias).

Considerando a iminência de intimações neste período do ano, é essencial que as empresas disponham de domínio acerca das operações realizadas nos últimos anos e respectiva documentação, estando preparadas para atendimento aos questionamentos elaborados pelas Autoridades Fiscais.

Para mais esclarecimentos, entre em contato com nosso time: Waitman & Skolimovski